Prepárate para migrar a Power BI
Los clientes están estandarizando cada vez más en Power BI para impulsar una cultura de datos, lo que implica habilitar la inteligencia empresarial de autoservicio (SSBI) administrada, racionalizar la entrega de BI empresarial y abordar las presiones económicas. El propósito de este blog de migración de Power BI es brindarte información sobre cómo planificar y realizar una migración de una herramienta de BI de terceros a Power BI.
El siguiente diagrama muestra cuatro fases de alto nivel para implementar Power BI en una organización.
Fases para implementar Power BI
1. Configurar y evaluar Power BI
La primera fase consiste en establecer la arquitectura inicial de Power BI. En este punto, se manejan la implementación preliminar y la planificación de la gobernanza, así como las evaluaciones de Power BI, incluido el retorno de la inversión y/o el análisis de costo-beneficio.
2. Creación de nuevas soluciones rápidamente en Power BI
En la segunda fase, los autores de BI de autoservicio pueden comenzar a usar y evaluar Power BI para sus necesidades, y se puede obtener valor de Power BI rápidamente. Las actividades en la Fase 2 otorgan importancia a la agilidad y el valor comercial rápido, lo cual es fundamental para lograr la aceptación de la selección de una nueva herramienta de BI como Power BI. Por este motivo, el diagrama muestra las actividades de la Fase 2 paralelas a las actividades de migración de la Fase 3.
3. Migrar los activos de BI de la plataforma heredada a Power BI
La tercera fase aborda la migración a Power BI. En la siguiente sección se analizan cinco etapas de migración específicas.
4. Adoptar, gobernar y supervisar Power BI
La fase final comprende actividades en curso, como fomentar una cultura de datos, comunicación y capacitación. Estas actividades tienen un gran impacto en una implementación efectiva de Power BI. Es importante tener políticas y procesos de gobierno y seguridad que sean apropiados para su organización, así como auditorías y monitoreo para permitirle escalar, crecer y mejorar continuamente.
Una migración formal a Power BI casi siempre ocurre en paralelo con el desarrollo de una nueva solución de Power BI. El uso de Power BI para crear nuevos requisitos, mientras planifica y realiza la migración formal, ayudará a ganar aceptación. Las fases simultáneas brindan a los autores de contenido una experiencia práctica y real con Power BI.
Cinco etapas de una migración de Power BI
La fase 3 del diagrama aborda la migración a Power BI. Durante esta fase, hay cinco etapas comunes.
Las siguientes etapas que se muestran en el diagrama anterior son:
Pasos previos a la migración
Los pasos previos a la migración enfatizan la planificación inicial, que es una preparación importante antes de pasar por las cinco etapas de la migración. La mayoría de los pasos previos a la migración ocurrirán una vez, aunque para organizaciones más grandes, algunas partes pueden ser iterativas para cada unidad comercial o área departamental.
El resultado de los pasos previos a la migración incluye un modelo de gobierno inicial, una planificación inicial de implementación de alto nivel, además de un inventario de los informes y datos que se van a migrar. Será necesaria información adicional de las actividades en las Etapas 1, 2 y 3 para estimar completamente el nivel de esfuerzo para migrar soluciones individuales.
Etapa 1: recopilar requisitos y priorizar
El énfasis de la Etapa 1 está en recopilar información y planificar la migración de una única solución. Este proceso debe ser iterativo y estar limitado a un esfuerzo de tamaño razonable. El resultado de la etapa 1 incluye un inventario priorizado de informes y datos que se van a migrar. Se necesitan actividades adicionales en las Etapas 2 y 3 para estimar completamente el nivel de esfuerzo.
Etapa 2: Plan para la implementación
El enfoque de la Etapa 2 es cómo se pueden cumplir los requisitos definidos en la Etapa 1 para cada solución específica. El resultado de la Etapa 2 incluye tantos detalles como sea posible para guiar el proceso, aunque es un proceso iterativo y no lineal. La creación de una prueba de concepto (en la Etapa 3) puede ocurrir en paralelo con esta etapa. Incluso mientras se crea la solución (en la etapa 4), puede surgir información adicional que influya en las decisiones de planificación de la implementación. Este tipo de planificación de implementación en la Etapa 2 se enfoca en el nivel de solución, respetando las decisiones ya tomadas a nivel organizacional.
Etapa 3: Realizar prueba de concepto
El énfasis de la Etapa 3 es abordar las incógnitas y mitigar los riesgos lo antes posible. Una prueba técnica de concepto (POC) es útil para validar suposiciones y se puede realizar de forma iterativa junto con la planificación de la implementación (Etapa 2). El resultado de esta etapa es una solución de Power BI de alcance limitado. Ten en cuenta que no pretendemos que el POC sea un trabajo desechable. Sin embargo, es probable que requiera trabajo adicional en la Etapa 4 para que esté listo para la producción. En este sentido, en su organización, puede referirse a esta actividad como prototipo, piloto, maqueta, inicio rápido o producto mínimamente viable (MVP). La realización de un POC no siempre es necesaria y se puede realizar de manera informal.
Etapa 4: Crear y validar contenido
La etapa 4 es cuando se realiza el trabajo real para convertir el POC en una solución lista para producción. El resultado de esta etapa es una solución de Power BI completa que se ha validado en un entorno de desarrollo, esta etapa debe estar lista para la implementación en la Etapa 5.
Etapa 5: Implementación, soporte y supervisión
El enfoque principal de la Etapa 5 es implementar la nueva solución Power BI en producción. El resultado de esta etapa es una solución de producción que los usuarios comerciales utilizan activamente. Cuando se usa una metodología ágil, es aceptable tener algunas mejoras planificadas que se entregarán en una iteración futura. Según el nivel de comodidad con Power BI, como minimizar el riesgo y la interrupción del usuario, se puede optar por realizar una implementación por etapas. O bien, se puede implementar inicialmente en un grupo más pequeño de usuarios piloto. El apoyo y el seguimiento también son importantes en esta etapa y de manera continua.
Considere las razones de la migración
Habilitar una cultura de datos productiva y saludable es un objetivo principal de muchas organizaciones. Power BI es una excelente herramienta para facilitar este objetivo. Tres razones comunes por las que puede considerar migrar a Power BI se pueden resumir en:
- Habilite la BI de autoservicio administrada mediante la introducción de nuevas capacidades que empoderan a la comunidad de usuarios de BI de autoservicio. Power BI hace que el acceso a la información y la toma de decisiones estén más ampliamente disponibles, al mismo tiempo que depende menos de las habilidades especializadas que pueden ser difíciles de encontrar.
- Racionalice la entrega de BI empresarial para cumplir con los requisitos que no abordan las herramientas de BI existentes, mientras disminuye el nivel de complejidad, reduce el costo de propiedad y/o estandariza a partir de múltiples herramientas de BI actualmente en uso.
- Aborde las presiones económicas para aumentar la productividad con menos recursos, tiempo y personal.
Logre el éxito de la migración de Power BI
Cada migración es ligeramente diferente. Puede depender de la estructura organizativa, las estrategias de datos, la madurez de la gestión de datos y los objetivos de la organización. Sin embargo, hay algunas prácticas que observamos constantemente con nuestros clientes que logran el éxito de la migración de Power BI.
- Patrocinio ejecutivo: identifique un patrocinador ejecutivo al principio del proceso. Esta persona debe ser alguien que respalde activamente a BI en la organización y que se involucre personalmente en lograr un resultado positivo para la migración. Idealmente, el patrocinador ejecutivo tiene la máxima autoridad y responsabilidad por los resultados relacionados con Power BI. Para obtener más información, consulte este artículo.
- Capacitación, soporte y comunicación: reconozca que es más que una simple iniciativa tecnológica. Cualquier proyecto de BI o análisis también es una iniciativa de personas, así que considere invertir desde el principio en la capacitación y el soporte de los usuarios. Además, cree un plan de comunicación que explique de manera transparente a todas las partes interesadas qué está ocurriendo, por qué, y establezca expectativas realistas. Asegúrese de incluir un circuito de retroalimentación en su plan de comunicación para capturar los aportes de las partes interesadas.
- Ganancias rápidas: Inicialmente, priorice artículos de alto valor que tengan un valor comercial tangible y que sean apremiantes. En lugar de intentar migrar siempre los informes exactamente como aparecen en la plataforma de BI heredada, concéntrese en la pregunta comercial que el informe intenta responder, incluida la acción que se debe tomar, al abordar el informe rediseñado.
- Modernización y mejoras: Estar dispuesto a repensar cómo se han hecho siempre las cosas. Una migración puede proporcionar una oportunidad para ofrecer mejoras. Por ejemplo, podría eliminar la preparación manual de datos o reubicar las reglas comerciales que estaban confinadas a un solo informe. Considere refactorizar, modernizar y consolidar las soluciones existentes cuando el esfuerzo pueda justificarse. Puede incluir la consolidación de varios informes en uno o la eliminación de elementos heredados que no se han utilizado durante algún tiempo.
- Aprendizaje continuo: Esté preparado para usar un enfoque por etapas mientras aprende y se adapta continuamente. Trabaje en ciclos breves e iterativos para generar valor rápidamente. Haga una práctica frecuente de completar pequeñas POC para minimizar el riesgo de incógnitas, validar suposiciones y conocer nuevas funciones. Como Power BI es un servicio en la nube que se actualiza mensualmente, es importante mantenerse al tanto de los desarrollos y ajustar el rumbo cuando corresponda.
- Resistencia al cambio: comprenda que puede haber diferentes niveles de resistencia al cambio; algunos usuarios se resistirán a aprender una nueva herramienta. Además, algunos profesionales que han dedicado mucho tiempo y esfuerzo para adquirir experiencia con una herramienta de BI diferente pueden sentirse amenazados por ser desplazados. Esté preparado, porque puede resultar en luchas políticas internas, particularmente en organizaciones altamente descentralizadas.
- Restricciones: Sea realista con los planes de migración, incluida la financiación, las estimaciones de tiempo, así como las funciones y responsabilidades de todos los involucrados.
Referencia: Power Bi migration overview. Prepare to migrate to power Bi – Power Bi, Microsoft Learn.