¿Cómo maximizar la colaboración con Power BI y Microsoft Teams?
Las empresas depositan su confianza en herramientas como Microsoft Teams, Microsoft Outlook y Microsoft Office para facilitar el trabajo y asegurar la sincronización entre los miembros del equipo. El siguiente blog explora las alternativas disponibles para compartir y colaborar en contenido interactivo proveniente de Power BI mediante la plataforma de Microsoft Teams.
La colaboración efectiva en el entorno laboral es esencial para el éxito de cualquier equipo o empresa. En este contexto, la herramienta Microsoft Teams ha desempeñado un papel fundamental al permitir la comunicación y el trabajo conjunto de manera virtual, independientemente de la ubicación geográfica de los miembros del equipo. Sin embargo, la mera colaboración no es suficiente; comprender cómo se emplea el tiempo y cómo se interactúa en esta plataforma puede marcar la diferencia entre un equipo que cumple con sus objetivos y uno que los supera.
Es aquí donde entra en juego Power BI, una herramienta poderosa de análisis de datos. Al integrarse con Microsoft Teams, Power BI ofrece la capacidad de obtener información valiosa sobre cómo se distribuye el tiempo, en qué tareas se concentra el equipo y cómo fluye la colaboración. Esta información va más allá de la simple comunicación, brindando insights profundos sobre patrones de trabajo y dinámicas de equipo.
Preguntas para hacer sobre su colaboración
¿Soy eficaz en las reuniones?
Al observar su participación en la reunión, puede ver dónde pasa su tiempo. Observe si pasa la mayor parte de su tiempo en reuniones o si tiene suficiente tiempo de concentración para realizar el trabajo. Puede ver si participa principalmente en reuniones o las organiza. Dependiendo de su organización y su función, el equilibrio de lo que es “correcto” puede cambiar, pero es importante hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Las reuniones en las que participo promueven claramente los objetivos de mi función y de mi organización?
- ¿Estoy marcando el ritmo de entrega de manera efectiva al organizar reuniones importantes para respaldar mis objetivos?
¿Estoy construyendo relaciones con mis colegas?
El trabajo ya sea remoto, híbrido u presencial nos permite a muchos de nosotros trabajar desde cualquier lugar, lo que puede afectar las relaciones que tenemos con los colegas. Ayuda a construir relaciones sólidas con colegas para tener éxito, superar desafíos y crear un ambiente de trabajo cohesivo. Mire la métrica de llamadas 1:1 para ver si está estableciendo las conexiones que necesita para el futuro.
¿Estoy usando el chat de manera efectiva?
Las experiencias de chat nos ayudan a comunicarnos rápidamente con otras personas sin interrumpir su flujo de trabajo. Los mensajes de chat son rápidos, fáciles de escribir y permiten al destinatario realizar múltiples tareas respondiendo cuando pueda. Para utilizar el chat de forma eficaz, considere cómo lo utiliza en todas las experiencias que ofrece Teams.
Inicie una conversación con un compañero de trabajo explicándole por qué se comunica con él, en lugar de simplemente escribir “Hola” o “¿Estás ocupado?”. Sólo haz tu pregunta. De esa manera, podrán responder rápidamente en lugar de esperar a que usted haga la pregunta.
¿Estoy enviando demasiados chats?
Mire la cantidad de mensajes de chat que envía en un día y la tendencia. Si envía numerosos mensajes (20, 30, 40, 50), vea cuáles fueron y revíselos. Considere si una reunión o una llamada individual podría haber logrado el mismo resultado y al mismo tiempo crear una conexión más fuerte con su colega. Es posible que incluso desees enviar un documento en lugar de escribir chats. Considere preguntarle a su colega qué opción es la más eficaz para él.
¿Estoy utilizando los canales de forma eficaz?
Los equipos y canales ayudan a mantener actualizado a todo su grupo de trabajo o equipo de proyecto. A veces es más fácil enviar un mensaje a alguien directamente en lugar de publicar en un canal. Esta práctica puede plantear desafíos, ya que otros compañeros de equipo carecen de visibilidad del trabajo que ocurre a su alrededor y no tienen la oportunidad de ofrecer su opinión. También les resulta más difícil ayudar y terminar algo cuando alguien se va de vacaciones. Si utiliza principalmente Chats, considere si Canales fuese una buena opción para agregar a sus hábitos de colaboración.
¿Estoy utilizando las experiencias durante las reuniones de la mejor manera?
Al observar las actividades de la reunión, como el audio, el vídeo y el uso compartido de pantalla, puede obtener información sobre la eficacia con la que está utilizando las experiencias durante la reunión. Si comparte audio pero no video, es posible que esté perdiendo oportunidades de establecer una conexión más sólida con otros asistentes a la reunión. Si comparte la pantalla con frecuencia, podría indicar que está impulsando la discusión en estas reuniones.
Comprender la actividad en los equipos a los que accede y que posee
A veces, dónde trabajas es tan importante como cómo trabajas. La vista de actividad de Teams le brinda un resumen de cómo colaboran sus equipos. Puede ver rápidamente qué equipos podría estar pasando por alto y cuáles podría cerrar. Si varios equipos cubren el mismo tema, considere fusionarlos para ayudar a todos a trabajar juntos.
Cuando ve los detalles de un equipo específico, puede obtener datos de uso más detallados. Como propietario de un equipo, puede mostrar esta vista en una reunión para buscar comentarios que mejoren su colaboración. También es una excelente manera de evaluar si debes retirar un equipo con pocos usuarios activos o baja participación.
La importancia de esta combinación radica en su capacidad para impulsar la mejora continua. Al analizar los datos generados por la colaboración en Microsoft Teams a través de Power BI, los líderes y miembros del equipo pueden identificar áreas de oportunidad. Pueden reconocer si se está invirtiendo demasiado tiempo en ciertas actividades, si existen cuellos de botella en la comunicación o si hay aspectos de la colaboración que podrían optimizarse.
La planificación informada es otro beneficio clave. Al comprender cómo se distribuye el tiempo y cómo se relacionan los miembros del equipo, es posible diseñar estrategias más efectivas. Esto puede incluir la implementación de cambios en la asignación de tareas, la adopción de prácticas de comunicación más eficientes o incluso la identificación de necesidades de capacitación específicas para aumentar la productividad y la agilidad.
En resumen, la colaboración en Microsoft Teams respaldada por la potencia analítica de Power BI trasciende la simple interacción virtual. Proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas, permitiendo a los equipos evolucionar y adaptarse de manera constante. Al comprender cómo se emplea el tiempo y cómo se colabora, los equipos pueden optimizar sus esfuerzos, ser más receptivos a los cambios y, en última instancia, lograr niveles más altos de productividad y éxito organizacional.
La aplicación Power BI está disponible generalmente en Microsoft Teams. La aplicación Power BI está en versión preliminar pública en Microsoft Outlook y Microsoft Office.
Fuente: Learn Microsoft ´Power Bi collaborate Share Service Collaborate Microsoft Teams